Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Funkci ohlašoven plní v obcích I. typu obecní úřady (§ 2 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel). Místní příslušnost ohlašovny se ve vztahu k občanům určuje dle toho, zda je občan na území obce hlášen k trvalému pobytu. Ohlašovna zpracovává pro Ministerstvo vnitra v rámci Registru obyvatel údaje o změně, zrušení nebo ukončení trvalého pobytu občana, údaje o místech zákazu pobytu obyvatele a době jeho trvání vyplývající z rozhodnutí soudu, údaje o změnách názvů ulic a popisných čísel, popřípadě orientačních čísel domů nebo evidenčních čísel staveb určených k individuální rekreaci a údaje o změnách názvu obce (§ 3 a násl. zákona o evidenci obyvatel).

O uložení zákazu pobytu, místu a době jeho trvání, popřípadě o upuštění od jeho výkonu, uvědomí správní orgán, který zákaz pobytu uložil, obecní úřad, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt. Porušení zákazu pobytu je trestným činem podle § 337 odst. 1 písm. d) zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Obecní úřad obce, na jejímž území má pachatel trvalý pobyt nebo hlášený pobyt podle zvláštního právního předpisu může pachateli na základě jeho žádosti udělit povolení ke krátkodobému pobytu. Povolení lze udělit, má-li pachatel k pobytu na území obce závažné osobní důvody, kterými jsou zejména návštěva lékaře nebo orgánu veřejné moci. Obecní úřad může povolení udělit pouze se souhlasem správního orgánu, který zákaz pobytu uložil. O žádosti rozhodne obecní úřad bezodkladně, nejpozději do 5 pracovních dnů od zahájení řízení.

Matrikářem je osoba zabezpečující úkony v souvislosti s vedením matričních knih a sbírek listin (§ 9 zákona o matrikách). Zákon o matrikách přesně vymezuje požadavky na takovouto osobu. Matrikářem může být pouze občan, který je zaměstnancem obce a prokáže odbornou znalost vykonáním zkoušky u krajského úřadu, případně zkoušku zvláštní odborné způsobilosti na úseku matrik a státního občanství (§ 21 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků).

O vykonání odborné zkoušky je matrikáři vydáno osvědčení, které tuto skutečnost prokazuje. Prokázat absolvování odborné zkoušky je matrikář povinen nejpozději do 18 měsíců od vzniku pracovního poměru k obci, případně do 18 měsíců ode dne, kdy začal vykonávat funkci matrikáře.

Obsahem uvedené zvláštní odborné způsobilosti je souhrn znalostí a dovedností nezbytných pro výkon funkce matrikáře. Jde zejména o znalost základů veřejné správy a principů její organizace a činností, znalost zákona o obcích, o krajích, o hl. m. Praze a znalost správního řádu. Je nezbytné, aby byl matrikář schopen znalost ze všech předpisů aplikovat v praxi. Nezbytnými znalostmi jsou také rozsahy působností orgánů územní samosprávy a územních správních úřadů a schopnost jejich aplikace. Obecní úřad je matrikáře povinen ke zkoušce přihlásit do 6 měsíců od vzniku pracovního poměru, případně do 3 měsíců od počátku výkonu činnosti matrikáře.

Do této knihy je zaznamenáváno narození fyzické osoby (§ 14 – § 19 zákona o matrikách). V malých obcích se do těchto knih píše jen výjimečně, a to zejména z toho důvodu, že zápis je prováděn v místě porodu, což bývají v současné době porodnice ve velkých městech. Zápis se provádí na základě písemného hlášení o narození dítěte nebo na základě ústního oznámení mimo zdravotnické zařízení, porodila-li matka zcela bez zdravotnické pomoci. Ohlašovací povinnost má v první řadě zdravotnické zařízení, kde bylo dítě porozeno, případně rodiče. Pokud ani jeden z uvedených oznámení neučiní, zákon stanovuje povinnost oznámení komukoli, kdo se o porodu dozvěděl. Lhůta pro oznámení je stanovena na 3 pracovní dny.

Přesný obsah zápisu je stanoven v zákoně o matrikách. Do zápisu se uvádí pořadové číslo zápisu, místo narození, datum narození dítěte, rodné číslo, pohlaví dítěte a případně také údaje o rodičích. V případě, kdy se dítě narodí mrtvé, není záznam proveden do knihy úmrtí, ale do knihy narození. K zápisu do knihy narození je nezbytné, aby rodiče doložili doklady dle § 16 zákona o matrikách.

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad rodný list (§ 29 zákona o matrikách).

Manželství je dobrovolným svazkem, který se uzavírá na základě úplného a svobodného souhlasu muže a ženy. V současné době právní řád zná dvě formy uzavření manželství, a to sňatek církevní a sňatek občanský. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 655 a násl.), přesně vymezuje náležitosti sňatku a vymezuje okolnosti působící jeho neplatnost, o které však vždy rozhoduje až soud.

Oddávajícím v případě sňatku občanského je orgán veřejné moci, ovšem vždy za přítomnosti matrikáře (§ 657 odst. 1 NOZ). Orgán veřejné moci, který sňatečný obřad provádí, určí místo, kde bude obřad uskutečněn, přihlédne při tomto rozhodnutí i k přání snoubenců (§ 663 odst. 1 NOZ). Církevní sňatek je opět závislý na matričním úřadu. Strany sňatku jsou povinny se dostavit na matriční úřad, který ověří správnost dokladů k manželství a vystaví osvědčení (§ 666 NOZ). Bez těchto úkonů je církevní sňatek neplatný. Po samotném církevním sňatku je církev, před kterou se konal, povinna doručit matričnímu úřadu ve lhůtě 3 pracovních dnů protokol o uzavření manželství.

Do matriční knihy manželství se zapisují údaje o manželích, datum a místo uzavření sňatku, údaje o rodičích manželů, dohoda manželů a příjmení, údaje o svědcích, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20 zákona o matrikách).

Po zápisu vydává matrika oddací list.

Registrované partnerství mohou v ČR uzavřít dvě dospělé osoby stejného pohlaví (§ 1 zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství). Podmínky jsou podobné podmínkám občanského sňatku (§ 3020 NOZ), není však nutná účast svědků. Registrované partnerství se uzavírá vždy před matričním úřadem. Na základě svobodného souhlasu obou partnerů matriční úřad provede zápis do matriční knihy partnerství (§ 20a zákona o matrikách). Současná existence partnerství a manželství se vylučuje.

Do knihy partnerství se zapisují údaje obou partnerů, datum a místo vstupu do partnerství, údaje o rodičích partnerů, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 20a zákona o matrikách).

Na základě provedení zápisu vydává matriční úřad doklad o registrovaném partnerství.

Zápis o úmrtí se provádí v místě, kde osoba zemřela, případně v místě, kde byla nalezena (§ 22 zákona o matrikách). Výjimka u zapisování do knihy úmrtí je v případě narození mrtvého dítěte. Takový záznam se do knihy úmrtí nezapisuje, je zapsán v knize narození (§ 14 odst. 2 zákona o matrikách). Zápis do knihy úmrtí se provádí na základě listu o prohlídce zemřelého nebo na základě pravomocného rozhodnutí soudu o prohlášení fyzické osoby za mrtvou. Ohlašovací povinnost má poskytovatel zdravotních služeb, a to do 3 pracovních dnů od prohlídky těla zemřelého, případně od provedení pitvy na listu o prohlídce zemřelého.

Do knihy úmrtí se zapisuje datum a místo úmrtí, údaje o zemřelém, údaje o partnerovi zemřelého, datum zápisu a podpis matrikáře (§ 21 zákona o matrikách).

Po provedení zápisu vystavuje matriční úřad úmrtní list.

Definice všech základních pojmů týkajících se osobních údajů lze nalézt v § 4 zákona o ochraně osobních údajů. Zákon definuje pojem osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj a další potřebné pojmy, se kterými zákon pracuje.

Osobní údaj je chápán jako jakákoli informace, která se přímo týká určené (nebo určitelné) osoby. To znamená takové osoby, která lze pomocí tohoto údaje přímo či nepřímo identifikovat. Jde zejména o identifikaci na základě kódu nebo dalších prvků specifických pro fyzickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Podmnožinou osobních údajů jsou citlivé údaje, které požívají zvláštní ochranu. Jde především o informace týkající se původu, orientace, náboženství, zdravotního stavu a podobně.

Zpracováváním osobních údajů se rozumí jakákoli operace, která je s osobními údaji prováděna bez ohledu na to, zda jde o operaci automatizovanou nebo ne (§ 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Jde zejména o shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci osobních údajů.

Základními pravidly při zpracovávání osobních údajů obcí během výkonu její přenesené působnosti je to, že by měla obec zpracovávat osobní údaje pouze v případech a způsobem, stanoveným v zákoně. Naopak v samostatné působnosti lze zpracovávat osobní údaje ve všech případech, které zákon nezakazuje. Vždy však musí být sledován legální a legitimní cíl zpracování.

Vzhledem k povaze osobních údajů je nedílnou součástí jejich zpracovávání také samotná ochrana před zneužitím a jiným neoprávněným nakládáním s nimi. Ochrana musí být zajištěna zejména při zveřejňování informací, které by osobní údaje mohly obsahovat (§ 5 zákona o ochraně osobních údajů).

S otázkou problematiky zveřejňování osobních údajů a jejich ochranou se obec nejčastěji setkává při konání zasedání zastupitelstva obce a při umožňování nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva, ale i ze schůzí rady obce. Další situací, kdy se tato problematika obce dotýká, je výkon většiny činností při správní rozhodovací činnosti. Obec při své činnosti, jako je například rozhodování v otázkách dispozice s obecním majetkem, musí dle zákona identifikovat smluvní strany. S tím je spojeno také zpracovávání jejich osobních údajů. Více k danému tématu lze odkázat např. na materiál Ministerstva vnitra, odbor veřejné správy, dozoru a kontroly - Metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, Povinnosti obcí při nakládání s obecním majetkem podle zákona o obcích.

Zasedání zastupitelstva obce jsou dle § 93 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“), veřejná a může se jich tedy účastnit kdokoli. Vzhledem k povaze informací a záležitostí, které se na takovém zasedání projednávají, není možno se uvádění osobních údajů vyhnout. Oproti tomu schůze rady obce jsou neveřejné. Oba tyto orgány obce ze svých jednání zpracovávají zápisy a usnesení. Usnesení jsou dostupná k nahlédnutí vymezenému okruhu občanů (tento je přesně definován v § 16 a § 17 zákona o obcích). V tomto případě dle Úřadu pro ochranu osobních údajů (stanovisko č. 2/2004) není třeba osobní údaje vymazávat a zápisy tak anonymizovat. Je zde dokonce potřeba, aby v zápisech byly všechny údaje, jelikož jejich absence by mohla být důvodem pro napadání platnosti usnesení orgánu obce. Jiná situace ovšem nastává v případě informování občanů způsobem v místě a čase obvyklém, což znamená například internet, periodika apod. V tomto případě nastává zpřístupnění informací neomezenému okruhu osob. Je zde nutnost zveřejněné údaje anonymizovat. V případě kdy toto není možné, je ke zveřejnění nutno obstarat souhlas (nejlépe písemný) osoby, jejíž osobní údaje by měly být zveřejněny.

Použité zdroje:

PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s. r. o. Studie individuálních schopností starostů v obcích I. typu. 2015.

Úřad na ochranu osobních údajů, stanovisko č. 2/2004.

Listina základních práv a svobod (vyhlášena pod č. 2/1993 Sb.)

Vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení.

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.