Hezký den, jakým způsobem je možné vést čestná prohlášení v elektronické podobě? Musí to být u jiné společnosti nebo to můžeme dělat v rámci obce a případně jakým způsobem, abychom splňovali požadavky zákona?

V prvé řadě je zapotřebí vycházet ze zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů (dále jen jako „zákon o střetu zájmů“ nebo „zákon“), který problematiku čestného prohlášení řeší hned na několika místech. Tento zákon ve svém §2 vymezuje pojem Veřejný funkcionář, kterým se dle písm. m) rozumí též člen zastupitelstva obce, městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města a městské části hlavního města Prahy (dále jen "obec"), který je pro výkon funkce dlouhodobě uvolněn, a člen zastupitelstva obce, který před svým zvolením do funkce člena zastupitelstva nebyl v pracovním poměru, ale vykonává funkce ve stejném rozsahu jako člen zastupitelstva obce, který je pro výkon funkce dlouhodobě uvolněn, a dle písm. n) se jím rozumí také starosta obce, místostarosta obce a členové rady obce a kraje, kteří nejsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni.

Takovýto veřejný funkcionář je dle §7 zákona o střetu zájmů povinen podat formou čestného prohlášení oznámení o

1. a) osobním zájmu,
2. b) jiných vykonávaných činnostech,
3. c) majetku nabytém v průběhu výkonu funkce,
4. d) příjmech, darech a závazcích.

V § 8 – § 11 zákona o střetu zájmů je pak rozvedeno, jaké skutečnosti spadají pod výše uvedené kategorie a v jakých lhůtách je veřejný funkcionář povinen čestná prohlášení činit.

Čestná prohlášení veřejný funkcionář činí po celou dobu výkonu své funkce. Pokud nenastanou skutečnosti, o nichž je třeba učinit čestné prohlášení, je veřejný funkcionář o tomto povinen učinit oznámení nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku. Čestná prohlášení oznámení uvedených pod písm. b) až c) se činí písemně, čestné prohlášení o osobním zájmu činí veřejný funkcionář ústně při jednání zastupitelstva. Položený dotaz se tak týká pouze písemně podávaných čestných prohlášení, která mají být dle § 13 a násl. zákona o střetu zájmů archivována.

Dle §12 odst. 3 se za písemné oznámení považuje též oznámení podané v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě, podepsané uznávaným elektronickým podpisem. Oznámení se podává na formuláři, jehož strukturu a formát stanoví Ministerstvo spravedlnosti vyhláškou.

Co se týče evidence takovýchto oznámení, tato je vedena v registru ve smyslu §13 zákona o střetu zájmů. Registr oznámení o činnostech, oznámení o majetku a oznámení o příjmech, darech a závazcích je soubor dokladů podávaných veřejnými funkcionáři evidenčnímu orgánu; v oznámení veřejný funkcionář uvede své jméno, příjmení, datum narození, označení orgánu, ve kterém působí, s uvedením funkce, kterou v tomto orgánu zastává, a další požadované údaje v závislosti na typu oznámení. Dle citovaného ustanovená je dále možné, aby registr vedl příslušný evidenční orgán i v elektronické podobě, není-li dále stanoveno jinak.

Dle §14 písm. h) zákona o střetu zájmů vedení registru zajišťují již výše zmíněné evidenční orgány, kterými jsou mimo jiné tajemník obecního úřadu a v obcích, kde není tajemník obecního úřadu, starosta, pro veřejné funkcionáře uvedené v § 2 odst. 1 písm. m) a n) zákona o střetu zájmů (vymezeni výše), jde-li o členy zastupitelstva jejich obce nebo o vedoucí úředníky v jejich obecního úřadu. Evidenční orgán podle zákona o střetu zájmů zabezpečuje vedení registru. To znamená, že je na rozhodnutí evidenčního orgánu, zda vedení registru zabezpečí vlastními silami, nebo prostřednictvím třetí osoby, např. externí společnosti. Z výše uvedených důvodů tedy máme za to, že je možné vést čestná prohlášení v elektronické podobě při splnění výše uvedených požadavků i v rámci obce.

V souvislosti s evidencí čestných prohlášení v registru dále upozorňujeme, že do této evidence může podle § 13 zákona o střetu zájmů každý na základě písemné žádosti bezplatně nahlížet a pořizovat si z něj opisy a výpisy. Do registru je možné nahlížet osobně u evidenčního orgánu nebo v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě. Výpisy a opisy evidenční orgán neověřuje a tyto listiny nemají charakter veřejných listin. Písemná žádost o nahlédnutí do registru musí obsahovat jméno, příjmení, datum narození, trvalý pobyt a adresu pro doručování žadatele a údaj o tom, zda žadatel bude do registru nahlížet osobně nebo v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě. Žádost lze podat osobně u evidenčního orgánu, poštou, nebo elektronicky prostřednictvím elektronické adresy podatelny evidenčního orgánu.

Po ověření žádosti pro umožnění přístupu k registru v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě udělí evidenční orgán žadateli uživatelské jméno a přístupové heslo do registru, které bez zbytečného odkladu doručí poštou do vlastních rukou žadatele s výjimkou žádosti podané osobně u evidenčního orgánu. Sdělit třetí osobě uživatelské jméno a přístupové heslo k nahlížení do registru v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě je zakázáno.

Zpracováním osobních údajů v registru zároveň nesmí být dotčena ochrana osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a veškeré údaje vedené v registru mohou být použity a dále zpracovávány, pouze za účelem zjištění případného střetu zájmů při výkonu funkce veřejného funkcionáře. Při ochraně osobních údajů je tak třeba vyvažovat mezi dvěma právními principy – nárok veřejnosti na údaje obsažené v registru (údaje, jež jsou uvedeny v čestných prohlášeních) a nárok veřejných funkcionářů na ochranu osobních údajů. Zákon o střetu zájmů má na jednu stranu aplikační přednost před zákonem na ochranu osobních údajů, protože jde o zvláštní právní úpravu, nicméně sám zákon o střetu zájmů ukládá šetřit osobní údaje, které jsou v registru evidovány. Vzhledem k tomu, že jde o ne příliš šťastnou právní konstrukci, vznese naše advokátní kancelář dotaz na Úřad na ochranu osobních údajů, jakým způsobem musí být zajištěna ochrana osobních údajů v registru. Následně odpověď doplníme. V této souvislosti pouze upozorňujeme, že úřad na ochranu osobních údajů má na odpověď 30 dní a doplnění naší odpovědi tak bude zpracováno až po této lhůtě.

Dodatečná odpověď

Vážení, 

v odpovědi na dotaz obce přikládáme stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů. Naše advokátní kancelář vznesla dotaz, v jaké míře mohou být osobní údaje veřejných funkcionářů zpracovávané v registru poskytovány třetím osobám, aby tak byla splněna zákonná povinnost podle zákona o střetu zájmů a zároveň nedošlo k porušení zákon o ochraně osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů ve svém stanovisku uvádí, že zákon č. 169/2006 Sb., o střetu zájmů stanoví podmínky zpřístupňování osobních údajů veřejných funkcionářů žadatelům registrovaným podle §13 odst. 3 a §14 odst. 2 písm. b) zákona o střetu zájmů. Pouze při zpřístupnění osobních údajů vč. čestných prohlášení těmto žadatelům lze aplikovat výjimky podle §5 odst. 2 písm. a) a písm. d) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Na takto registrované uživatele se pak vztahuje povinnost podle §13 odst. 9 zákona o střetu zájmů veškeré údaje z registru zpřístupněné (s jednou výjimkou uvedenou v odst. 5) využívat a dále zpracovávat pouze za účelem zjištění případného střetu zájmů výkonu funkce veřejného funkcionáře a oznámení zjištěného podezření.

Dále Úřad pro ochranu osobních údajů, s poukazem na zákon o střetu zájmů, upozorňuje na přestupek, kterého se dopustí fyzická osoba, která neoprávněně sdělí třetí osobě uživatelské jméno a přístupové heslo k nahlížení do registru v elektronické podobě. Neoprávněným zpracováním nebo poskytnutím osobních údajů z registru se žadatel i jiná fyzická osoba, která přichází s evidovanými údaji do styku, dopustí přestupku podle §23 odst. 2 písm. a) nebo písm. b) zákona o střetu zájmů. Třetím osobám odlišným od osoby registrovaného žadatele nemohou být osobní údaje z registru zpřístupňovány, takovým zpřístupňováním by totiž byla dotčena ochrana osobních údajů podle zákona o ochraně osobních údajů.